Åbrinkens Grundejerforening

Referat fra bestyrelsesmøde 30/9-19

Hermed beslutningsreferat fra bestyrelsesmøde d. 30. september 2019:

  • Asfaltarbejdet: Det blev drøftet evt at ændre udførelsen på bumpet ud for nr. 257.
  • Varme: Fremadrettet vil foreningens varmeregnskab blive ændret, så årets første og sidste elektroniske aflæsning kan ses. Bestyrelsen undersøger stadig muligheder for en erstatning af eButler, der udgår sommer 2020.
  • Byggesager:
    • Medlemmer der ved bestyrelsens mellemkomst ønsker at påtale arbejder eller anvendelser af huse og arealer, der muligvis kan være i strid med lokalplanen eller bygningsreglementet, skal henvende sig skriftligt til bestyrelsen herom. Bestyrelsen vurderer herefter, om der på foreningens vegne skal rettes henvendelse til det pågældende medlem. Bestyrelsen meddeler skriftligt sit svar til rekvirenten. Såfremt henvendelsen ikke fører til handling, vurderer rekvirenten selv, om vedkommende vil foretage sig yderligere i sagen.
    • Ved akutte episoder, hvor det observeres, at der nedtages asbest uden at forskrifter for dette er overholdt, opfordrer bestyrelsen kraftigt til at Arbejdstilsynet kontaktes omgående.
  • Grønne arealer: Bestyrelsen overvejer oprettelse af op til 6 p-pladser med el-ladestandere til brug for medlemmer og deres gæster. En mulig placering er  området hvor affaldscontainerne til papir og glas står, idet disse er varslet fjernet. Bestyrelsen undersøger muligheden for denne placering hos myndighederne, da området kan være underlagt fredning eller lokalplanbestemmelser. Viser det sig muligt, vil bestyrelsen fremsætte forslag herom på en Generalforsamling.
  • Evt.:
    • Bestyrelsen afventer mere information fra kommunen angående høring fra om overdragelse af private fællesveje.
    • Næste bestyrelsesmøde er d. 5.nov., hvor forberedelse til Generalforsamlingen d. 22.nov. er på dagsordenen.

Referat fra bestyrelsesmøde 21/8-19

Hermed beslutningsreferat fra bestyrelsesmøde d. 21. august 2019:

  • Asfaltarbejdet: De sidste to stikveje færdiggøres snarest og derefter stamvejen. Bestyrelsen er klar over, at det ikke altid lykkes brolæggerne at kommunikere om forestående arbejde og dette beklages. Bestyrelsen vil afkræve brolæggerne en endelig tidsplan, så vi har et overblik over det resterende arbejde.
  • Varme: Regnskab er på vej fra Advodan. eButler udfases efter juni 2020 pga. forældet software. Bestyrelsen indhenter tilbud fra andre udbydere.
  • Hjemmeside mm: Bestyrelsen arbejder på at få et nyt ejendomsadministrationssystem.
  • Regnskab: Grundejerforeningen har en fin likviditet. Vi afventer slutregninger på større projekter.
  • Byggesager: Bestyrelsen arbejder på, at få en afklaring af problemet med lokalplanens krav til dimensioner for en flugtvindue ved eventuel inddragelse af garage til bolig. Disse krav betyder at krav fra bygningsrelementet ikke kan overholdes.
  • Generalforsamling 2019: Årets generalforsamling afholdes torsdag d. 21.nov. 2019 kl. 19.30.
  • Evt: Bestyrelsen deltager i borgermøde med borgmesteren d. 5.sep. Foreningens aftale om vintervedligehold er forlænget i 3 år.

Henvendelser angående referatet bedes rettet telefonisk til formanden. Kontaktinfo findes på hjemmesiden. Som udgangspunkt vil henvendelser blive behandlet ved næstkommende bestyrelsesmøde. Resterende møder i efteråret er tentativt planlagt til: 30/9 og 5/11.

Beslutningsreferat fra bestyrelsesmøde d. 26. oktober

Dette var første møde efter generalforsamlingen d. 13. oktober. Bestyrelsen konstituerede sig således:

Formand: Rune Jacobsen

Kasserer: Torben Rahbek

Nana Quistgaard, Morten Mandrupsen, Ole Pedersen og Klaus Weber

Følgende ansvarsområder blev uddelegeret:

  • Varme, fjernvarmeanlæg, lokaleforhold vedr. varmecentralerne, serviceaftaler mv.: Morten Mandrupsen og Ole Pedersen
  • De grønne områder (herunder stier/bomme), økonomifunktion og kontakt til administrator, sekretariatsfunktion: Torben Rahbek
  • Hjemmesiden (aabrinken.dk), Facebook o.l. (ikke officielle informationskanaler), kommunikation, trivsel: Nana Quistgaard
  • Lokalplan: Klaus Weber og Nana Quistgaard
  • Signallevering (business case): Ole Pedersen og Rune Jacobsen
  • Myndighedsbehandling, vejarealet: Rune Jacobsen
  • Opgaver vedr. originalt Åbrinken boligudstyr: Klaus Weber

2) Renovering af stier og bomme:

Stien ved Børnehuset Åkanden er færdig. Arbejdet med de øvrige stier og bomme vil blive sat i gang snarest. Mandat til dette blev vedtaget på generalforsamlingen d. 13. oktober.

3) Signallevering (business case):

Forskellige løsninger blev diskuteret, herunder anvendelse af det tomrør der er trukket i ingeniørgangene i forbindelse med fjernvarmeprojektet. Endnu er intet konkret. Bestyrelen fortsætter med at undersøge muligheder. YouSee har meddelt at de slukker for alle radiokanaler på vort kabel fra årsskiftet.

4) Regnskab og budget:

Nana nævnte, at udgifter til afholdelse af generalforsamlingen ventes at blive 10.000 kr. højere end budgettet. Det er som forventet, og bestyrelsen accepterede dette. Budget for næste år – 2017/18 – justeres op.

5) Lokalplan:

To medlemmer af bestyrelsen blev udnævnt til kontaktpersoner for et forestående arbejde med den lokalplan for Åbrinken, der antages at skulle udarbejdes i kommunen måske allerede med opstart efter årsskiftet. Som aftalt på generalforsamlingen d. 13. oktober vil bestyrelsen indbyde til et møde, hvor en arbejdsgruppe skal nedsættes. Det antages at der holdes et møde inden årsskiftet. Siden bestyrelsesmødet er der sat en dato for mødet – d. 22. november – og indbydelse er postet via hjemmeside og Facebook.

6) Vejarealets overfladebelægning:

Rune orienterede om den manglende fremdrift. Efter en del kommunikation med kommunen er der endnu ikke opnået enighed om, hvilken kvalitet arbejdet skal udføres i, hvad angår de følgearbejder, som bestyrelsen antog var indeholdt i kommunens standardtilbud. Vi har ønsket en mindre ændring i forhold til standardløsningen, og det har gjort at kommunen ikke vil lade overfladebelægningen udføre i deres regi. Vi er blevet meddelt selv at skulle indgå kontrakt med entreprenøren. Vi har modtaget et kontraktforslag der er meget dyrere at udføre, end den løsning kommunen har tilbudt. Det viser sig, at forskellen primært ligger i kvaliteten i følgearbejderne, herunder forståelse af nødvendigheden heraf. Rune fortsætter dialogen med kommunen og har endvidere taget kontakt til et vejlaug i Lyngby (Chr. Winters vej m.fl.), der har ytret sig om samme emne i lokalavisen, DGO. Kontakten fortsættes med dette vejlaug. Målet er, at få kommunen til at betale for rimelige opretningsarbejder i forbindelse med opgaver der modtager tilskud fra vejfonden for private fællesveje i kommunen.

7) Kommende møder:

Næste møde blev fastsat til 7. december

Beslutningsreferat fra bestyrelsesmøde d. 27. januar

1. Møde med LTK vedr. byggesagsbehandling

Bestyrelsen har aftalt et møde med LTK angående sagsbehandling af medlemmernes byggesager i grundejerforeningen. Dagsordenen for dette møde blev diskuteret.

2. Regnskab, budgetopfølgning og varmeregnskab

Regnskabet fra 60-årsfødselsdagen er afsluttet. Det vil blive offentliggjort til næste generalforsamling sammen med det øvrige regnskab.

3. Drift af fjernvarmeanlægget

a. Der er fortsat fugt i kælderen i nr. 78. Bestyrelsen har indhentet tilbud på ventilation fra NSKS.dk. Sagen følges op.

b. Fjernvarmeinteressegruppen har fremsat et ønske om køb af en fjernaflæsningsenhed. Bestyrelsen vil indhente priser og følge op på sagen.

c. Bestyrelsen vil undersøge pasningsaftalen i Holte Fjernvarme med henblik på at få den renskrevet.

d. Bestyrelsen  følger op på diskussionen om rørforsikring af de fælles rør.

e. Bestyrelsen er i gang med  at undersøge de nærmere forhold angående en telefon, der bruges i forbindelse med overvågning af fjernvarmenettet.

f. Bestyrelsen kontakter Holte fjernevarme ang. vedligeholdelsesplan og afskrivning.

g. Bestyrelsen vil undersøge muligheden for brug af  filtre (Bin-x) i stedet for kemikalier i fjernvarmeanlægget.

4. Grønne områder

a. Oprydning på stier efter stormene er afsluttet.

b. Ang. opretning af stier og bomme arbejder  bestyrelsen på sagen med hjælp fra en grundejer med professionel viden indenfor området.

c. Ang. hjulspor i græsplænen  vil disse blive udbedret af gartneren og Dansk autohjælp få tilsendt regningen.

d. Ang. vedligehold af borde ved legepladsen –  som der blev bevilget 10.000 kr. til ved forrige generalforsamling – vil borde-bænke-sæt blive bestilt til foråret. Bestyrelsen undersøger desuden muligeheden for at købe en ny bænk ved boulebanen.

e. Bestyrelsens “grønne mand” har købt og opsat nye skilte med legende børn, da disse var godt slidte.

5. Sociale aktiviteter i Åbrinken

a. Fastelavn vil blive afholdt v/ Marianne 31 og Ole 116.

b. Bestyrelsen tager teten på at afholde eller uddelegere sankthansbålet, så dette vil blive afholdt.

c. Bestyrelsen samarbejder med det nystiftede Kanolaug om at undersøge mulighederne for opbevaring af kanoer.

6. Asfaltering af Åbrinken

Det udredende arbejde fortsætter. Til næste generalforsamling skal der foreligge et færdigt tilbud, så grundejerne ved hvad der stemmes om.

7. Kommunikation

Follow-funktionen på hjemmesiden synes ikke at fungere optimalt, da nogle ikke modtager info-mails, når der slås nye posts op. Bestyrelsen følger op på sagen.

8. Eventuelt

Kommende bestyrelsesmøder:

Tirsdag d. 8. marts kl 20:00 i nr. 153 hos Mads

Onsdag d. 27. april kl. 20:00 i nr. 69 hos Rune

Bestyrelsesmøde tirsdag d. 8. december 2015 – Beslutningsreferat

Afbud fra Rune.

1) Konstituering af bestyrelsen

Bestyrelsen konstituerede sig som følger:

  • Formand, Rune Jacobsen, Åbrinken 69
  • Kasserer, Torben Rahbek, Åbrinken 38
  • Fjernvarme, Morten Mandrupsen, Åbrinken 74
  • Hjemmeside, nyhedsbreve, kommunikation, Nana Quistgaard, Åbrinken 193
  • Legeplads, grønne områder, gartner, Mads Strandgaard, Åbrinken 153

 

2) Opfølgning på generalforsamling

Referatet fra generalforsamlingen blev gennemgået og følgende punkter blev føjet til bestyrelsens arbejdsprogram:

  1. Rørforsikring af de fælles rør. Bestyrelsen prøver at skaffe en pris.
  2. Telefon (til overvågning af fjernvarmenettet). Bestyrelsen undersøger, om det kan gøres billigere.
  3. Opretning af stier og bomme. Bestyrelsen checker sammen med kommunen.
  4. Sløvt internet – fibernet. Ligger hos fiberudvalget.
  5. Vedligehold af borde ved legepladsen. Bestyrelsen skaffer pris og indkøber borde.

 

3) Regnskab, budgetopfølgning og varmeregnskab

Regnskabet fra 60-årsfødselsdagen skal afsluttes. Kasseren følger op.

 

4) Drift af fjernvarmeanlægget

  1. 5-årsgennemgang er slut. Punktet udgår.
  2. Fugt i kælderen i nr. 78. Bestyrelsen undersøger, om der kan etableres en billig ventilation af hensyn til Holte Fjernvarmes udstyr og mandskab.
  3. Utæthed og vandspild. Holte Fjernvarme har meddelt, at vandspildet er ophørt. Punktet udgår.
  4. Gruppen består af Christoffer Lyttcke (14), Bent Isager (59), Ole Løgtholt Petersen (99) samt Morten, Mads og Torben fra bestyrelsen. Første møde afholdes 6. januar.
  5. Sommervarme og pladevarmevekslere. Punktet indgår i fjernvarmeinteressegruppens arbejde.
  6. Gennemgang af pasningsaftale, Holte Fjernvarme. Bestyrelsen følger op.
  7. Der bruges kemikalier i vores fjernvarmevand for at spare energi til pumperne og for at forhindre varmerørene i at ruste indefra. Der er imidlertid sket en udvikling, så kemikalierne kan erstattes med et filter. Punktet indgår i fjernvarmeinteressegruppens arbejde.

 

5) Asfaltering af Åbrinken

Bestyrelsen er gået i tænkeboks for at udarbejde et revideret forslag til næste generalforsamling.

 6) Grønne områder

Følgende punkter blev drøftet:

  • Oprydning på stier efter storm.
  • Kontrol af træer ved legepladsen efter stormen.
  • Genplantning af egetræet ud for nr. 118.
  • Reparation af aftryk i plænen ud for nr. 118.

Bestyrelsen følger op.

 

7) Kommunikation

Bestyrelsen drøftede, om “formatet” af generalforsamlingen skal ændres for at tiltrække flere beboere.

 

8) Eventuelt

Følgende punkter blev drøftet:

  • Sankthansbål.
  • Kanolaug, opbevaringsplads.
  • Kommunens byggesagsbehandling.
  • Katalog på hjemmesiden over godkendte tilbygninger m.m.

 

9) Næste møder

  1. januar og 9. marts